Für eine IT-Agentur aus der Entsorgungsbranche baue und betreibe ich die KI- und Integrationsschicht, vom ERP-Adapter bis zur Event-App.

Ausgangslage

IT Made Simple ist eine kleine IT-Agentur. Ihr Hauptprodukt ist Mein Recycling: Kundenportal, App, Recycler-Admin und Backend für Entsorgungsbetriebe. Dahinter hängen die ERP-Systeme der Recycler, oft Windows-Server mit SQL-Datenbanken im Netz des Kunden, und Prozesse, die über Telefon, Outlook und Papier laufen.

Mein Recycling war ursprünglich Teil von Resourcify. Ich arbeite seit 2018 an der Plattform, und als IT Made Simple sie übernommen hat, bin ich dabeigeblieben.

Ich bin als externer Entwickler dabei und verantworte heute einen großen Teil der KI-Projekte, der Integrationen und der Infrastruktur.

Was ich hier baue

Die All-in-Box: Aufträge aus jedem Kanal

Recycler bekommen Aufträge per Mail, WhatsApp und Sprachnachricht, etwa „Könnt ihr den Container morgen tauschen?“. Die Disposition tippt das ins ERP ab. 2025 habe ich das Fundament für einen gemeinsamen Posteingang gebaut: Nachrichten werden ausgelesen, Sprachnachrichten transkribiert, Absender und Standort mit einem Konfidenzwert dem ERP-Kunden zugeordnet. Fehlen Angaben, fragt ein Bot auf WhatsApp nach. Ein bestätigter Auftrag landet über den ERP-Adapter direkt im ERP, die Auftragsnummer kommt zurück in den Posteingang. Den Neuaufbau 2026 hat der Lead-Entwickler der Agentur übernommen.

DATEV-Anbindung für Recycler

Recycler haben Buchungsstapel und Beleg-PDFs bisher von Hand exportiert und an die Steuerberatung gemailt, ohne Verknüpfung in DATEV. Ich habe die Anbindung an DATEV gebaut: Stammdaten-Import, Belege nach „Belege online“, und Buchungsstapel erst dann, wenn jeder referenzierte Beleg hochgeladen ist. So sind Buchung und Beleg in DATEV verknüpft.

Im November 2025 kam die Sandbox-Abnahme, im Februar 2026 die Produktionsfreigabe. Der erste Kunde hat danach keine CSV-Dateien mehr gemailt, weitere Recycler folgten auf demselben Muster. Vorübergehende DATEV-Fehler versucht das System seit September 2026 selbst erneut. Das Team sieht im Recycler-Admin Status in Fachsprache statt kryptischer API-Antworten.

ERP-Adapter

Die Branchen-ERPs haben schlechte oder teure Schnittstellen. Der ERP-Adapter ist eine kleine Rails-App, ein Container pro Kunde auf einer schlanken Linux-VM. Er liest Geschäftspartner, Belege, Buchungsstapel und Strecken und schreibt, wo nötig, Aufträge und Kundenfreischaltungen zurück, idempotent und mit Audit-Log. Die Adapter sind bewusst wegwerfbar, die Logik liegt zentral. Jeder Adapter hat einen ehrlichen Health-Endpunkt, damit nur echte Ausfälle Alarm schlagen.

Wiegeschein-Tool für Streckengeschäfte

Bei Streckengeschäften fährt ein Lkw direkt vom Verkäufer zum Käufer. Wiegescheine und Lieferscheine kommen auf Papier zurück, spät oder gar nicht. Seit dem Kickoff im Juni 2026 scannen Fahrer einen QR-Code auf den Transportpapieren und fotografieren die Belege Schritt für Schritt mit dem Handy. Kein Passwort, kein App-Download, das Handy merkt sich das Profil. Jeder Beleg wird automatisch ausgelesen und im Recycler-Admin neben den erwarteten ERP-Daten angezeigt.

Seit dem 18. September 2026 läuft der Pilot bei einem Recycling-Betrieb in Produktion. Im Oktober kamen der automatische Strecken-Sync aus dem ERP und der QR-Druck zum Selbermachen dazu, vorher mit Trockenlauf gegen die ERP-Datenbank.

Eine Geschichte vom 10. Oktober: Die Kundin meldete, auf einem Wiegeschein stehe die falsche Nummer. Statt sie um einen Screenshot zu bitten, haben wir Original und gespeicherte Felder lesend in Produktion geprüft. Die Ursache lag zum Teil in der Extraktion, zum Teil in einer missverständlichen Beschriftung. Ein Eval mit den echten Originalen kam nach der Korrektur auf 7 von 7 Feldern, dann ging der Fix über Dev in Produktion.

Ein Telefonagent für Recycler

Bei Recyclern klingelt den ganzen Tag das Telefon: Öffnungszeiten, „Nehmt ihr Kabelschrott?“, Containerbestellungen. Für einen Recyclingbetrieb habe ich im Mai 2026 einen Voice-Agenten mit ElevenLabs live gebracht. Prompt und Konfiguration liegen in Git, ein kleines CLI zeigt Abweichungen zur Live-Version, und eine Eval-Suite prüft Wissensfragen, Rückruf, Leitplanken wie Gefahrstoffe oder keine verbindlichen Preise. Seit September landen Anrufe als Konversation in der All-in-Box, mit signierten Webhooks und einem Werkzeug, das den Materialkatalog des Recyclers durchsucht.

Die Event-App für den Digital Waste Day

Der Veranstalter des Digital Waste Day hatte einen schnell mit KI gebauten Prototyp und auf der Bühne selbst gesagt, dass das „doch noch mal jemand richtig machen“ muss. Ich habe daraus eine Rails-App gemacht: Programm, Live-Voting, Feedback, Merkliste für Lösungsanbieter, QR-Codes zum Kontakttausch und nach dem Event eine Mail mit allen markierten Kontakten. SQLite, laufende Backups mit getesteter Wiederherstellung.

Am 17. September 2026 haben 85 Prozent der Bewertungen die App gut oder sehr gut gefunden. Die Kontakt-Mails gingen ohne einen einzigen Fehler raus. Am Eventtag lief ein Agent alle 30 Minuten lesende Checks und hätte nur auf Ansage eingegriffen. Danach habe ich eine Demo-Ausgabe mit erfundenem Event gebaut, die die Agentur jetzt im Vertrieb zeigt.

Auswertungen und Forecasts

Für die Agentur selbst habe ich Rechnungspositionen aus der Buchhaltung automatisch eingeordnet: einmalig oder wiederkehrend, Produkt oder Beratung, Neu- oder Bestandskunde. Erst als Python-Pipeline, dann als Rails-App, am Ende als n8n-Workflow, der feste Regeln zuerst anwendet und nur bei unklaren Fällen ein Sprachmodell fragt. Als klar war, dass das einfachste Werkzeug reicht, habe ich die App sauber wieder abgebaut. Ein zweiter Workflow hält den Liquiditäts-Forecast aus der Vertriebspipeline in Notion aktuell, neu anstoßbar per Slack.

Schnellere Pipelines

Entwickler haben 20 bis 30 Minuten auf jede Pipeline gewartet, manche Testläufe waren dauerhaft rot. Ich habe Repo für Repo zuerst gemessen und dann die kleinste wirksame Änderung gemacht: Abhängigkeits-Images nach Lockfile, getrennte Caches, eine Pipeline pro Commit, dauerhaft rote Suiten als geplanter Diagnosejob. In einem Projekt sank die Wartezeit von 32 auf 9 Minuten, im Recycler-Admin dauert ein Merge Request jetzt etwa 3 Minuten.

Infrastruktur und Monitoring

Server werden jetzt mit Ansible aus Git konfiguriert, interne Werkzeuge sind nur noch über VPN erreichbar, Backups laufen offsite. Uptime-Monitore liegen als YAML im Repo. Der erste Entwurf eines Agenten dafür war viel zu kompliziert, ich habe ihn verworfen und auf das reduziert, was gebraucht wurde. Den Monitoring-Kanal habe ich Alarm für Alarm bis zur Abfrage dahinter zurückverfolgt, mit dem Ziel: leiser durch Genauigkeit, nicht durch Stummschalten.

Support mit Agenten

In meinen Support-Wochen analysieren Agenten Tickets lesend gegen Datenbank und Logs. Jeder Fix geht über einen roten Test, der grün wird, einen Merge Request und einen Antwortentwurf für den Kunden. Ein Beispiel: Die Suche nach Dokumentnamen wurde etwa viermal schneller, gemessen auf demselben Produktionsstand vor und nach der Änderung. Eine Nachverschlagwortung von gut 4.400 Dokumenten habe ich mehrfach auf Kopien der Produktionsdaten geprobt, bevor sie einmal live lief.

Ein Agenten-Setup für das Team

Cloud-Agenten kommen nicht an die Produktion heran. Sie geben klar umrissene Aufgaben an einen lokalen Runner ab, der den Zugang hat. Lesen ist erlaubt, jeder Schreibzugriff braucht eine ausdrückliche Freigabe und wird verifiziert, Deploys laufen nur über ein geprüftes Skript mit exaktem Commit. Dazu kommen durchsuchbare Doku, ein Review-Agent im Stil von DHH als Gate vor jedem Merge Request und Runbooks pro Kunde. Im November 2025 habe ich das Team in Claude Code eingeführt, seit Oktober 2026 nutzen zwei Kollegen eine eigene Agenten-Werkzeugumgebung.

Wie ich arbeite

Die Agentur hält den Kundenkontakt, ich liefere zu. Aufgaben kommen als Notion-Seite mit Ziel und offenen Fragen, den Plan mache ich selbst. Ich arbeite viel parallel mit Agenten, aber nichts geht live ohne Beweis: Trockenlauf gegen echte Daten, Merge Request, Dev, dann Produktion. Wenn ein Agent sich verrennt, breche ich ab und mache es selbst.

Was dabei rauskam

Recycler bekommen Aufträge aus jedem Kanal in einen Posteingang, Belege gehen automatisch an DATEV, Fahrer schicken Wiegescheine per Handy, und ein Telefonagent beantwortet Standardfragen. Die Agentur hat eine Event-App als Vertriebsargument, Pipelines ohne halbe Stunde Wartezeit und ein Setup, mit dem Agenten sicher in Produktion arbeiten.

Und sie hat gesehen, wo der Unterschied liegt. Im Retro hieß es: Die erste Version baut man in einer Stunde. Die Version, die am Eventtag hält, ist locker Faktor 10.